Datenschutz

Vermieter und Hausverwaltungen können im Visona-Dashboard ein Gmail-Postfach verbinden, um Nachrichten von Mietinteressenten dort zu lesen und von derselben Adresse zu beantworten. Die Verbindung entsteht über die Anmeldung bei Google und nur, wenn Sie dort ausdrücklich zustimmen. Visona erhält dabei Zugriff zum Lesen, Senden und Ändern von E-Mails. Geändert wird in Gmail nur, ob eine E-Mail als gelesen gilt: Lesen Sie eine Unterhaltung im Dashboard, ist sie auch in Gmail gelesen, und umgekehrt. E-Mails werden in Gmail weder verschoben noch gelöscht; neu kommt dort nur hinzu, was Sie aus dem Dashboard senden.

Welche Daten wir von Google erhalten

• die E-Mail-Adresse des verbundenen Google-Kontos,
• E-Mails im Posteingang aus den letzten 90 Tagen und neu eingehende E-Mails, ohne die Kategorien „Werbung“ und „Soziale Netzwerke“ und ohne Entwürfe, Spam und Papierkorb: Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Inhalt, ob die E-Mail gelesen ist, sowie Name und Größe von Anhängen,
• Ihre Antworten in diesen Unterhaltungen.

Anhänge selbst speichern wir nicht. Sie werden nur von Google abgerufen, wenn Sie sie im Dashboard öffnen.

Wofür wir die Daten verwenden

Ausschließlich, um Ihnen die Unterhaltungen im Dashboard anzuzeigen, sie der passenden Anfrage zuzuordnen, den Gelesen-Status mit Gmail abzugleichen und Ihre Antworten über Gmail zu versenden. Wir nutzen die Daten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht, geben sie nicht an Dritte weiter (außer an die unten genannten Dienstleister für Hosting und Datenbank) und übermitteln keine E-Mail-Inhalte an KI-Dienste oder zum Training von KI-Modellen.

Wer die Inhalte sieht

Nur die Mitglieder Ihrer Organisation im Dashboard. Mitarbeitende von Visona lesen keine E-Mail-Inhalte, außer Sie bitten uns ausdrücklich darum (etwa für Support), es ist zur Abwehr von Missbrauch oder aus Sicherheitsgründen nötig, oder das Gesetz verlangt es.

Speicherung und Sicherheit

Die Daten liegen in Rechenzentren in Irland (Hosting: Vercel Inc., Datenbank: Supabase Inc.) und werden verschlüsselt übertragen. Den Zugangsschlüssel von Google speichern wir zusätzlich verschlüsselt (AES-256).

Löschung und Widerruf

Sie können die Verbindung jederzeit im Dashboard unter „Postfächer“ trennen. Dann widerrufen wir den Zugang bei Google und löschen alle aus diesem Postfach gespeicherten E-Mails. Den Zugang können Sie auch in Ihrem Google-Konto unter Drittanbieter-Apps und -Dienste entziehen; bereits gespeicherte E-Mails bleiben dann erhalten, bis Sie das Postfach im Dashboard trennen. Unterhaltungen, die zu einer Anfrage gehören, löschen wir mit der Anfrage, Unterhaltungen ohne Anfrage zwölf Monate nach der letzten Nachricht.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dient der Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit die E-Mails personenbezogene Daten von Mietinteressenten enthalten, verarbeiten wir diese in Ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Richtlinie von Google

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Visona über Google-APIs erhält, richtet sich nach der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“).

Visona’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.